Pe sistem real, un PFA își plătește taxele pe venitul net, adică pe ce rămâne după ce scazi cheltuielile din încasări. Cu cât ai mai multe cheltuieli deductibile, cu atât baza pe care se calculează impozitul, CASS și CAS este mai mică. Asta înseamnă mai puține taxe, complet legal.
Numai că nu orice cheltuială se deduce, și nu orice cheltuială se deduce integral. Mai jos ai ce poți trece pe PFA în 2026, ce procent sau plafon are fiecare și ce nu intră deloc.
O cheltuială deductibilă îți scade toate taxele
Tot calculul pornește de la venitul net: încasări minus cheltuieli deductibile. Pe acest număr se așază toate cele trei taxe. Deci fiecare leu de cheltuială deductibilă îți scade, în același timp, baza pentru impozit, pentru CASS și, dacă ești peste prag, pentru CAS.
Cheltuielile se împart în trei categorii: unele se deduc integral, altele doar parțial sau până la un plafon, iar altele nu se deduc deloc. Schema de mai jos le pune cap la cap.
Ce condiții trebuie să îndeplinească o cheltuială
Ca să fie deductibilă, o cheltuială trebuie să treacă trei filtre, conform articolului 68 din Codul Fiscal:
- Să fie în scopul activității. Legată direct de ce faci ca PFA, nu o cheltuială personală deghizată.
- Să fie justificată cu documente. De regulă o factură pe numele PFA-ului. Pentru sume mai mari, bonul fiscal singur nu e suficient.
- Să fie înregistrată și plătită. Trecută în evidența ta fiscală și suportată în anul pentru care o declari.
Regula de bun-simț: dacă nu poți explica de ce o cheltuială ține de activitatea ta, probabil nu e deductibilă.
Cheltuielile pe care le deduci integral
Cele mai multe cheltuieli obișnuite ale unui PFA se deduc 100%, atâta timp cât sunt pe firmă și legate de activitate:
- chiria spațiului de lucru și utilitățile aferente;
- laptop, telefon, mobilier și alte echipamente;
- consumabile și birotică;
- software, hosting, domenii, abonamente profesionale;
- servicii: contabilitate, juridic, marketing, consultanță;
- comisioane bancare;
- cursuri, cărți, conferințe, certificări;
- publicitate (Google, Meta, TikTok și altele);
- transport și cazare în interes de afaceri;
- asigurarea de răspundere profesională;
- salariile angajaților, dacă ai.
Un detaliu la echipamente: cele scumpe (mijloacele fixe) nu se deduc dintr-o dată, ci eșalonat, prin amortizare pe câțiva ani. Cele ieftine intră integral pe cheltuială în anul în care le cumperi.
Cheltuielile cu procent sau plafon
Aici intervine partea cu „și cu cât”. O parte din cheltuieli se deduc doar parțial, fie pentru că le folosești și personal, fie pentru că legea le pune o limită.
Cazul cel mai des întâlnit e mașina. Dacă o folosești și personal, și pentru activitate, deduci 50% din cheltuielile de funcționare: combustibil, întreținere, asigurare, ITP, rovinietă, impozit auto. Mașina în sine se amortizează separat, cu un plafon de 1.500 lei pe lună. Un PFA poate deduce cheltuielile pentru o singură mașină. Excepția: dacă o folosești exclusiv profesional (taxi, curierat, transport, închiriere) și ții foaie de parcurs, deduci 100%.
Telefonul și internetul folosite mixt merg pe aceeași logică: deduci partea profesională, de regulă în jur de 50% dacă nu ții o evidență detaliată.
| Cheltuială | Cât deduci |
|---|---|
| Mașină, uz mixt (combustibil, întreținere, asigurare) | 50% |
| Protocol (mese, cadouri de afaceri) | 2% din venitul brut minus celelalte cheltuieli |
| Contribuții profesionale obligatorii (barou, colegiu) | 5% din venitul brut |
| Cotizații la asociații profesionale (facultative) | până la 4.000 euro/an |
| Pensie facultativă (Pilon III) | până la 400 euro/an |
| Asigurare de sănătate sau abonament medical | până la 400 euro/an |
Plafoanele în euro se transformă în lei la cursul BNR din ziua plății.
Ce nu poți deduce
Câteva cheltuieli rămân pe banii tăi, oricât ai vrea să le treci pe PFA:
- impozitul pe venit (cei 10% nu se deduc din ei înșiși);
- cheltuielile personale și de familie;
- amenzile, penalitățile și dobânzile de întârziere;
- cheltuielile fără document justificativ sau fără legătură cu activitatea;
- sponsorizările și donațiile.
Ultimul punct s-a schimbat din 2024: sponsorizările și donațiile nu mai sunt deductibile pentru un PFA. O parte din articolele de pe net încă afișează vechea regulă (5% sau 0,5% din cifra de afaceri), însă nu mai e valabilă.
Dar CAS și CASS?
Contribuțiile tale nu sunt cheltuieli din activitate în sensul de mai sus, dar tot îți scad baza impozabilă. CASS a devenit deductibilă din 2024: se scade din venitul net înainte de impozit. CAS se scade și el separat. Singura care nu se deduce niciodată e impozitul pe venit. Mecanica completă, cu praguri și exemple, e în ghidul despre cât plătește un PFA la stat în 2026.
Cât contează, de fapt, procentul de deductibilitate
Diferența dintre o cheltuială 100% deductibilă și una de 50% se vede direct în taxe. O cheltuială de 1.000 de lei pe care o deduci integral îți scade venitul net cu 1.000 de lei. Aceeași sumă pe mașina folosită mixt îți scade venitul net cu doar 500 de lei, fiindcă deduci jumătate.
Și de aici mai departe: pentru că toate taxele pornesc din venitul net, fiecare 1.000 de lei de cheltuială integral deductibilă îți reduc taxele cu aproape 200 de lei, atâta timp cât plătești CASS proporțional. Dacă ești aproape de un prag de CAS, efectul poate fi și mai mare.
De-asta merită să ții evidența ordonată și să notezi corect procentul fiecărei cheltuieli. O deducere uitată sau trecută greșit înseamnă bani dați degeaba statului. În calculator vezi pe loc cum se mișcă impozitul, CASS și CAS când schimbi venitul și cheltuielile.
Acest articol are scop informativ și reflectă regulile fiscale valabile în 2026. Nu înlocuiește consultanța contabilului tău. Cifrele și plafoanele se mai schimbă prin ordonanțe și legi, așa că verifică mereu informațiile actualizate pe ANAF și în Codul Fiscal.